貸す側から見た原状回復のコスト：見積の読み方と、毎年の予算への置き方

原状回復は「元通りにすること」ではない

退去のたびに見積書が届き、そのうち自分がいくら被るのかで気を揉む。賃貸経営を続けていると、この繰り返しが年々重たくなってきます。ここを軽くするために最初に置き直したいのが、原状回復という言葉の意味です。

国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」は、原状回復を、賃借人の居住、使用により発生した建物価値の減少のうち、賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損を復旧すること、と定義し、その費用は賃借人負担としています。日常の言葉でいう「入居前の状態に戻す」こととは、範囲が違います。

この定義が意味しているのは、退去時に発生する工事のすべてが賃借人の負担になるわけではない、ということです。人が住めば、壁も床も設備も少しずつ古びていきます。その古びの部分は、貸す側が引き受ける前提で制度が組まれています。ここを曖昧にしたまま見積を眺めていると、本来こちらが持つべき費用を先方に求めて話がこじれるか、逆にこちらが持たなくてよい費用まで抱え込むか、どちらかに転びます。

経年変化の分は、すでに賃料で受け取っている

では、なぜ古びの部分を貸主が負担することになっているのか。ガイドラインは、経年変化や通常の使用による損耗等の修繕費用は賃料に含まれるものとしており、賃借人の負担ではないと整理しています。

この一文は、貸主にとって損な決まりごとに見えるかもしれません。しかし、経営の視点から読むと、意味合いはむしろ逆です。毎月受け取っている賃料の中には、建物が古びていく分を回復するための原資があらかじめ含まれている、という整理なのです。つまり、退去時に突然発生する臨時の出費ではなく、入居期間を通じて少しずつ積み上がっていた費用が、退去のタイミングでまとめて姿を現す、と捉えるほうが実態に近いことになります。

そう考えると、対策の方向も変わります。退去時に交渉で削るという発想ではなく、入居期間中に積み立てておく、という発想です。次の節から、その積み立てをどう見積もるかを見ていきます。

ガイドラインは指針であり、契約書が先に立つ

もう一つ、必ず押さえておきたい前提があります。国土交通省の案内ページは、このガイドラインについて、法的拘束力を持つ指針ではなく参考として位置づけられ、既存の契約については契約書が有効で、契約内容に沿った取扱いが原則になる、と説明しています。

つまり、ガイドラインどおりにすれば必ずそのとおりになる、というものではありません。実際にどう精算されるかは、結んでいる契約書の内容と、個別の事情によって判断されます。特約が置かれている場合、その効力がどこまで及ぶかは事案ごとに判断される領域であり、一般論として断定できるものではありません。

ですから貸主としての現実的な構えは、ガイドラインを「交渉に勝つための根拠」としてではなく、「自分の契約書がどこまで標準的か、どこが標準から離れているかを測る物差し」として使うことです。契約書を手元に置き、ガイドラインの整理と並べて読む。そのうえで、離れている部分があるなら、その部分こそが将来もめうる箇所だと見当をつけておく。これが、退去時の消耗を減らす一番地道な方法です。

見積書を、区分の物差しで読み分ける

施工会社から届く見積書は、工事の種類ごとに項目が並んでいるだけで、どちらの負担かは書かれていないことがほとんどです。そこで役に立つのが、ガイドラインに付されている表です。再改訂版には、別表1「損耗・毀損の事例区分（部位別）一覧表（通常、一般的な例示）」と、別表2「賃借人の原状回復義務等負担一覧表」が収められています。

見積書を読むときは、まず項目ごとに、それが通常の使用の範囲で生じたものか、それを超える使用によるものかを仕分けます。同じ「クロス張替え」という項目でも、日焼けや家具跡による変色なのか、故意に開けられた穴なのかで、行き先はまったく違います。仕分けができないまま合計額だけを見て高い安いを判断しても、経営の材料にはなりません。

そして、仕分けたうえで、施工の単位にも目を向けてください。ガイドラインは、原状回復が毀損部分の復旧であることから、可能な限り毀損部分に限定し、毀損部分の補修工事が可能な最低限度を施工単位とすることを基本としています。クロスの張替えについては、毀損箇所を含む一面分の張替費用を、毀損等を発生させた賃借人の負担とすることが妥当と整理されています。部屋全体の色・模様を一致させることは賃貸物件としての商品価値の維持・増大という側面が大きく、いわゆるグレードアップに相当する部分が含まれるため、部屋全体の張替えを賃借人の義務とするのは妥当でない、というのがその理由です。

この「グレードアップ」の扱いは、貸主としてとくに正確に押さえておきたいところです。ガイドラインは、次の入居者を確保する目的で行う設備の交換や化粧直しなどのリフォームについて、経年変化および通常使用による損耗等の修繕であり、賃貸人が負担すべきものと明記しています。古くなった設備を最新のものに取り替える、居室をあたかも新築のような状態にするためにクリーニングを実施する、といった修繕も同様です。つまり、次の募集のためにグレードを上げる工事は、賃借人に求める性質のものではなく、こちらの投資判断です。負担の区分と投資判断を同じ紙の上で混ぜないことが、見積書を読むときの基本の姿勢になります。

入居年数を、費用の見通しの軸に置く

同じ傷でも、入居して一年で退去した部屋と、十年住んだ部屋とでは、負担のありようが変わります。ガイドライン第1章は「経過年数の考え方の導入」として、賃借人の負担について建物や設備等の経過年数を考慮し、年数が多いほど負担割合を減少させることが適当である、としています。理由は明快で、経年変化・通常損耗の分は賃借人が賃料として支払ってきているところであり、明け渡し時にもう一度負担させると二重に評価されることになるからです。

減価の計算には、法人税法等における減価償却資産の考え方が採られています。平成19年の税制改正で残存価額が廃止され、耐用年数経過時に残存簿価1円まで償却できるようになったことを踏まえ、ガイドラインは、例えばカーペットの場合、償却年数は6年で残存価値1円となるような直線（または曲線）を描いて経過年数により賃借人の負担を決定する、と説明しています。実務上は経過年数の把握が難しいため、入居年数で代替する方式が採られており、入居時点の状態に応じてグラフを下方にシフトさせ、1円を下限として当事者間で協議のうえ起点を決めることとされています。

一方で、経過年数を考慮しないものも区分されています。フローリングの部分補修のように部分補修が可能な部位や、襖紙・障子紙・畳表のように消耗品としての性格が強いものは、経過年数を考慮せず、毀損等を発生させた賃借人の負担とするのが妥当とされています。また、経過年数を超えた設備等であっても、賃借人は善良な管理者として注意を払う義務を負っており、故意・過失により設備等を破損して使用不能にした場合には、本来機能していた状態まで戻す費用が賃借人の負担となることがある、とも述べられています。すべての項目に一律の考え方が当てはまるわけではない、という点が要点です。

貸主としてこれをどう使うかというと、退去時の交渉材料としてではなく、事前の見通しとして使います。長く住んでもらえるほど、退去時に賃借人に求められる割合は小さくなっていく傾向にあり、その分はこちらの負担として現れます。長期入居は空室期間が短く募集費用も抑えられるという利点がある一方で、退去時の手直しは大きくなりやすい。この両面をあらかじめ織り込んでおけば、長期入居の退去が決まったときに慌てずに済みます。

具体的には、入居時に、その部屋の主な内装と設備がいつ更新されたものかを記録しておくことです。そして退去のたびに、実際にかかった費用と、そのときの入居年数を一緒に残します。数件たまるだけで、自分の物件に固有の傾向が見えてきます。一般論の相場よりも、自分の建物の実績のほうが、予算を立てるうえでははるかに確かです。

退去の出費を、毎年の予算に均していく

経年変化の分が賃料に含まれる整理であるということは、裏返せば、その分を使ってしまわずに残しておけば、退去時の出費は驚きではなくなるということです。年間の賃料収入のうち、どれだけを室内の手直しのために残しておくかを、あらかじめ決めてしまう。金額の目安は物件ごとに違いますので、先ほどの実績の記録から自分で組み立てるのが確実です。

管理を委託しているなら、その記録づくりを一人で抱える必要はありません。国土交通省は、賃貸住宅管理業者の義務として、少なくとも年一回以上の頻度で物件のオーナーに対し報告が必要となると説明しています。年一回は下限ですから、報告の様式に、その年に発生した修繕の内容と金額、原因の区分を入れてもらえないか相談してみる価値があります。報告が届くたびに数字が積み上がっていけば、予算は自然に精度を増していきます。

そして、退去のたびの判断も少し変わってきます。予算の枠が先にあると、「この工事は今回やるべきか、次の更新までもたせるか」という問いを冷静に立てられるようになります。原状回復の費用は、削るべきコストであると同時に、次の入居者に選ばれるための投資でもあります。どちらとして扱うかを、見積書が届いてから考えるのではなく、年度の初めに枠として決めておく。それだけで、退去の知らせが届いたときの気持ちの重さは、かなり変わります。